Améliorer la productivité avec une solution de capture de documents

PRÉSENTATION DU CLIENT
  • Cabinet d’expertise comptable du Sud Ouest de la France
  • 180 collaborateurs
  • 15 agences et cabinets répartis sur les départements du Gers et des Pyrénées Atlantiques​
LE DÉFI

Lors d’une consultation du client pour le remplacement d’un parc d’impression de 26 imprimantes multifonctions, notre partenaire Espace Bureautique (concessionnaire Xerox) a eu l’idée de proposer une solution de capture de documents afin d’optimiser la gestion documentaire en place.

Cette solution devait compléter la solution d’authentification par badge déjà mise en place chez le client. 

Cette réponse enrichie à son appel d’offre a suscité la curiosité du client qui a su apprécier cette proposition et questionner Espace Bureautique sur le contenu de sa proposition. 

Sollicité par notre partenaire Espace Bureautique, nous avons rejoint le projet et profité des échanges pour mettre en lumière les besoins de l’entreprise. Comme souvent, ceux-ci étaient plus étendus qu’au démarrage du projet. Parmi ces besoins le client souhaitait : 

  • Permettre aux utilisateurs de sélectionner simplement des processus de numérisation sur l’écran du MFP
  • Personnaliser les processus suivant l’utilisateur connecté sur le MFP : numérisation vers le dossier personnel de l’utilisateur, affichage des processus en fonction du profil de l’utilisateur
  • Bénéficier d’un outil centralisé de gestion des configurations de numérisation

Le client souhaitait donc des fonctionnalités simples et n’était pas contraint par une architecture complexe. En revanche, cette solution additionnelle devait représenter un coût limité.

SOLUTION PROPOSÉE & DÉROULÉ DU PROJET

Au vu des besoins et contraintes du client, et en concertation avec notre partenaire Espace Bureautique, nous avons présenté la solution Drivve Image au client.

En effet, cette solution répondait parfaitement aux attentes de l’entreprise, et offrait un module de base suffisamment complet pour éviter les surcoûts. Cette solution a donc évidemment été choisie en fonction des contraintes budgétaires du client.

En proposant un OCR intégré pour générer des PDF avec recherche plein texte, la solution allait même au delà de leurs attentes ! Sa mise en oeuvre et son exploitation simples et rapides constituaient aussi ses atouts.

Afin de présenter au client la solution que nous avions retenue, et en souligner sa valeur ajoutée, nous avons mis en place une version d’évaluation. Pour ce faire, notre partenaire a mis à disposition un MFP Xerox intégré avec la solution d’authentification par badge. A distance, nous avons installé et configuré la solution Drivve Image sur ce matériel.

En une heure le client pouvait déjà valider la bonne compatibilité avec la solution d’identification par badge et tester les premiers processus de numérisation configurés. Une démonstration réussie !

Une fois le dossier remporté, il a suffit de mettre en place la licence définitive pendant que notre partenaire déployait les imprimantes multifonctions. De notre côté nous avons formé le client afin qu’il puisse être autonome sur la création des processus de numérisation.

RÉSULTATS ET SATISFACTION CLIENT

Aujourd’hui, le client peut gérer facilement les processus de numérisation, il lui suffit de créer le nouveau processus sur le serveur Drivve Image, puis de l’affecter aux groupes d’utilisateurs concernés.

Cette autonomie essentielle dont il bénéficie lui permet de s’adapter aux évolutions de son activité, aux besoins et attentes de ses utilisateurs et au fonctionnement précis de ses processus métiers.

Les utilisateurs se sont emparés de la solution et en sont pleinement satisfaits ! De leur côté les administrateurs n’ont pas eu à prendre en charge de nouveaux paramétrages. Un gain d’efficacité pour l’entreprise !