Maîtriser le déploiement des pilotes d'impression

PRÉSENTATION DU CLIENT
  • Acteur majeur de la gestion de patrimoine immobilier
  • 10 000 collaborateurs répartis sur 500 agences
  • 750 M€ de chiffre d'affaires
LE DÉFI

Entreprise française spécialisée dans l’administration de biens et la transaction immobilière, celle-ci présentait une organisation distribuée dans plus de 500 agences en complément du siège social, ainsi qu’une architecture d’impression reposant sur les postes de travail. 

Evidemment, les contraintes organisationnelles de cette entreprise  rendaient impossible la mise en place de serveurs d’impression, notamment au niveau des agences. 

Installer, configurer, gérer les imprimantes et les pilotes d’impression sur chacun des 9500 postes des collaborateurs, se faisait donc manuellement, sur chaque poste. Cette méthode chronophage et propice aux erreurs de paramétrage nuisait fortement à la satisfaction des utilisateurs. 

Le service informatique était alors sur-mobilisé afin de répondre à toutes les demandes techniques. Un informaticien devant prendre la main sur chaque poste de travail à chacun des événements suivants : 

  • Mise en production d’une nouvelle imprimante
  • Ouverture d’une nouvelle session lors de l’arrivée d’un collaborateur
  • Configuration d’un périphérique en cas de déplacement sur un site

Mais aussi en cas d’incidents techniques. 

En outre, chaque utilisateur pouvait configurer les imprimantes à sa convenance ce qui induisait de mauvais usages et de nombreux incidents.

L’entreprise devait donc réorganiser son architecture d’impression en la simplifiant, en donnant de l’autonomie à ses utilisateurs, sans toutefois renoncer à ses exigences en termes de sécurité documentaire.

SOLUTION PROPOSÉE & DÉROULÉ DU PROJET

Lors du projet de renouvellement du parc d’impression, le client a émis une consultation spécifique aux outils de gestion de parc, piloté par la DSI et le Service Achat. Par conséquent il souhaitait un double outil de gestion des pilotes, et de suivi des consommations machines. 

En réponse à ce double besoin, nous avons proposé deux solutions parfaitement complémentaires : Infinite Device Management de l’éditeur Print Audit et Printer Installer de Printer Logic.

Suite à la présentation de l’offre et à la démonstration des solutions, NEWDOC a été retenue parmi les 4 sociétés qui  qui avait répondu à cet appel d’offres. C’est grâce à la compréhension fine du besoin client, à la clarté de sa présentation et à son expertise, que NEWDOC a été choisie.

En effet, une des clés du projet était la gestion des pilotes d’impression, et nous avons pu démontrer que Printer Installer était la solution la plus perfectionnée pour réduire drastiquement le temps d’intervention des équipes informatiques, tout en augmentant significativement la satisfaction des utilisateurs.

En parallèle de la phase de contractualisation, nous avons mis en place un pilote permettant de valider la solution et de définir sa configuration. Il a été décidé qu’un serveur unique serait mis en place dans le datacenter du client, adossé à l’utilisation du portail libre-service de Printer Installer.

RÉSULTATS ET SATISFACTION CLIENT

Aujourd’hui, l’installation d’imprimante est un jeu d’enfant pour le service informatique qui n’a besoin que de quelques minutes pour déclarer les nouvelles imprimantes dans Printer Installer, afin les rendre disponibles pour l’ensemble des collaborateurs.

Pour le collaborateur qui souhaite imprimer dans son agence ou en déplacement, il lui suffit de se connecter sur le portail qui lui propose l’ensemble des imprimantes disponibles sur son site. En un clic il accède à l’imprimante de son choix. 

Les pilotes ont été installés avec une configuration type, généralement Noir, Recto/Verso et impression sécurisée par défaut. Ces configurations sont régulièrement appliquées sur l’ensemble des imprimantes au cas où les utilisateurs changeraient les paramètres par défaut. Ce qui permet de réduire les volumes de pages imprimées, les coûts de l’impression et augmente la confidentialité des documents imprimés.

Quant au nombre d’incidents lié à des problématiques d’impression, celui-ci a significativement diminué.

La solution tient donc ses promesses et nous avons pu accompagner notre client pour :

  • Trouver la solution la plus adaptée à ses besoins
  • Accompagner à la mise en oeuvre et à la configuration optimale de la solution
  • Former les équipes techniques et documenter les procédures d’exploitation pour maximiser l’autonomie de notre client

Les problématiques liées à la gestion des pilotes d’impression et à l’installation des imprimantes concernent de nombreux clients.

Cependant, elles sont souvent écartées des discussions par manque de connaissance et de savoir faire. C’est pourtant un sujet dont il faut se saisir au vu du développement des solutions Cloud tels que Office 365 ou Google Suite.