Maîtriser l'usage des moyens d'impression

PRÉSENTATION DU CLIENT
  • Acteur européen de l'investissement immobilier
  • 850 collaborateurs répartis dans différents pays, dont 400 en France
  • 930 M€ de chiffre d'affaires
LE DÉFI

Le client avait des parcs d’imprimantes et de copieurs vieillissants, attachés à deux contrats distincts.

A l’occasion du renouvellement de ses matériels d’impression, le client a interrogé ses deux fournisseurs sur une solution lui permettant de moderniser ses services d’impression, tout en réduisant et en maîtrisant ses coûts d’exploitation.

L’un de ces fournisseurs, la société Artur Jouk, partenaire NEWDOC de longue date, nous a sollicité pour l’accompagner sur ce projet.

Afin de mieux comprendre les attentes du client et de présenter le panel le plus complet possible de solutions, nous avons organisé une session de démonstration des matériels et des logiciels chez le client. Cette rencontre a permis au client de mieux comprendre les fonctionnalités des solutions et d’affiner l’expression de son besoin.

Pour Artur Jouk et NEWDOC, cette présentation a été l’occasion de connaître précisément les contraintes et objectifs du client sur ce projet.

A l’issu de cet échange, il a été décidé qu’Artur Jouk mènerait un audit afin de déterminer les matériels à proposer ainsi que les niveaux de services attendus. Maîtrise des impressions, exigence de confidentialité, travail en mobilité, numérisation facilitées, solution d’impression par badge ou encore suivi des usages d’impressions étaient les fonctionnalités attendues. 

La difficulté de ce projet résidait dans la spécificité de l’infrastructure informatique du client. Celui-ci étant équipé d’un environnement Citrix organisé sur une architecture basée sur des serveurs d’impressions. Par conséquent, la compatibilité des pilotes vis-à-vis de la solution était un point de vigilance.

Il était aussi indispensable que les deux principaux sites (Metz et Paris) puissent fonctionner de manière autonome même en cas de perte de connexion entre les deux sites. Les badges d’accès des deux sites devaient aussi être différents car l’un d’eux devait être doté d’une technologie spécifique.

SOLUTION PROPOSÉE & DÉROULÉ DU PROJET

Suite à son audit, Artur Jouk a défini le parc de MFP de marque Ricoh, comme étant le plus pertinent compte tenu des besoins clients. Celui-ci sera installé avec le driver universel pour la comptabilité Citrix.

Les lecteurs de badges Elatec TWN4, avec un firmware développé spécifiquement pour supporter la technologie specifique AT55xx du site de Metz ainsi que les badges HID Prox du site de Paris, seront intégrés dans les copieurs pour une ergonomie optimale.

Quant à la solution, c’est le logiciel PaperCut qui a été choisi pour les raisons suivantes :

  • Complète : elle intègre toutes les fonctionnalités demandées (impression sécurisée, statistiques, règles d’impression personnalisables pour encourager les bonnes pratiques, gestion centralisée de numérisation)
  • Évolutive : elle a séduit par les fonctionnalités incluses dans sa licence de base telles que l’Impression Mobile ou la libération des travaux via smartphone; tout en offrant de nombreuses possibilités d’évolution
  • Ergonomique : elle présente une interface utilisateur intuitive
  • Résiliente : son architecture permet le fonctionnement de la solution pour des sites autonomes, même en cas de perte de connexion avec le data center
  • Compatible Citrix
  • Opérationnelle : sa facilité de mise en oeuvre et d’exploitation sont aussi ses atouts

Une fois notre offre sélectionnée par le client, la mise en oeuvre du projet s’est organisée en 2 étapes :

1- Une phase pilote (1 mois) pilotée par NEWDOC, qui a consisté à la mise à disposition de deux copieurs, un sur chaque site principal et à l‘installation de la solution complète. Cette première phase a permis de :

  • Valider le bon fonctionnement de la solution
  • Tester l’ensemble des applications bureautiques et métiers
  • Former les administrateurs
  • Créer les documentations utilisateurs et les posters d’information à afficher vers les nouveaux copieurs
  • Préparer les procédures de déploiement
  • Préparer les modalités de déploiement : logistique, formation utilisateurs…

2- Une phase de déploiement, pilotée par Artur Jouk. NEWDOC a formé le technicien pour qu’il puisse pré configurer les machines en atelier, les installer sur site, puis former les utilisateurs.

RÉSULTATS ET SATISFACTION CLIENT

La solution proposée répond parfaitement aux besoins des utilisateurs qui ont rapidement pris en main la solution qui leur permet d’imprimer en toute confidentialité et d’utiliser les copieurs de manière plus intuitive et personnalisée grâce à l’identification par badge.

Les retours concernant la satisfaction des utilisateurs sont excellents !

Du côté du suivi des dépenses d’impressions, les statistiques permettront de comprendre les usages et d’adapter la politique d’impression afin de réduire les coûts sans gêner la productivité des équipes.

Notre client a particulièrement apprécié le partenariat Revendeur / Intégrateur en raison de la complémentarité des expertises proposées.

L’étroite coordination entre NEWDOC et Artur Jouk a permis d’offrir une réponse complète, cohérente et pertinente à la demande du client, jusqu’à sa satisfaction finale. Le déploiement de la solution s’est fait en synergie : en s’appuyant sur l’expertise de chacun des partenaires.