PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Optimisez votre gestion documentaire

Véritable solution couteau-suisse en matière de gestion documentaire, Zeendoc est une référence en la matière. Via le Cloud, la solution classe et organise le partage de vos documents internes, tout en offrant des solutions de dématérialisation et d’automatisation des processus métiers.

En automatisant la gestion, la diffusion et la sauvegarde de vos documents, Zeendoc améliore la productivité de vos équipes et sécurise votre fond documentaire.

Avantages de la solution

  • Interface utilisateur extrêmement intuitive
  • Mise en place rapide et prise en main facile
  • Outil unique pour archiver et gérer une large palette de documents
  • Dématérialisation et optimisation des processus métiers
  • Répond à des normes de sécurité exigeantes
  • Répond aux standards du marché : Chorus Pro, HDS, etc.
EN UN COUP D'OEIL

Principales fonctionnalités de Zeendoc

Organiser le classement des documents

En analysant le document, la solution l’indexe et le classe en fonction de son contenu. Facilite la recherche des documents et évite les doublons.

Signer électroniquement

La signature électronique des factures ou des contrats améliore et sécurise le processus de dématérialisation en conformité avec la législation en vigueur.

Augmenter la sécurité documentaire

La solution garantie l'intégrité des documents grâce à une empreinte numérique. Les données stockées sont chiffrées et hébergées dans des datacenters certifiés.

Dématérialiser les processus

De la gestion des factures clients et fournisseurs à la validation des notes de frais en passant par le bulletin de salaire dématérialisé, la solution simplifie et automatise les processus et libère du temps pour les collaborateurs.

Centraliser son fond documentaire

En devenant le lieu de conservation unique des documents, Zeendoc simplifie le travail des collaborateurs auparavant confrontés à de multiples espaces de stockage (serveur interne, boîte mail, disque dur de l’ordinateur, Cloud, etc.).

Se connecter à des applications métiers

Des passerelles permettent de simplifier et d'automatiser les tâches quotidiennes et de gagner du temps. Elles permettent d'envoyer les documents depuis vos applications métiers vers Zeendoc.

Se connecter à Chorus Pro

Les fournisseurs peuvent envoyer directement leurs factures dans le portail Chorus Pro depuis Zeendoc. Les collectivités peuvent également les récupérer automatiquement dans leurs armoires Zeendoc.
Le traitement et le paiement des factures est accéléré, tout en répondant aux obligations légales en vigueur.

Découvrir en vidéo

Présentation Zeendoc

POUR ALLER PLUS LOIN

Caractéristiques techniques de Zeendoc

  • Zeendoc

Les fonctions principales de Zeendoc sont incluses dans l’abonnement qui comprend un nombre de classeurs et d’utilisateurs illimité.

  • Abonnement en fonction du flux annuel en Go ou en nombre de documents
  • Abonnement spécifique HADS (Hébergeur Agréé de Données de Santé)

Quelques options pour des besoins spécifiques :

  • Dépôt d’existant
  • Signature de factures clients
  • Signature de contrats commerciaux
  • Bulletin de salaire électronique
  • Connecteur métier
  • Envoi postal
  • Synchronisation locale

Les fonctionnalités dépendent des licences et versions commandées. Nous consulter pour plus de détails.

En standard :

  • Solution 100% Cloud accessible avec navigateur Internet
  • Archivage des documents au format PDF/A et au format original
  • Application d’une empreinte MD5 lors de la dépose pour garantir l’intégrité des documents
  • Déposé par : l’interface Web, E-mail, impression, scrutation d’un répertoire, smartphone
  • Création illimitée d’index, reconnaissance automatique des dates et montants
  • OCR (reconnaissance de texte)
  • Indexation manuelle, suggérée ou automatique
  • Ajout de fond page, CGV, publicité aux documents
  • Création automatique ou manuelle de modèle de document pour séparation et indexation automatique (LAD/RAD)
  • Séparation automatique de documents par page de séparation, code barre (tampon pour appliquer un code barre aux pages de séparation), stabilo, modèle de document
  • Visualisation et annotation des documents : commentaires, tampon (les fichiers originaux et PDF ne sont jamais modifiés)
  • Recherche avancée de documents : en fonction des index, plein texte, en fonction des caractéristiques des documents. Sauvegarde des critères de recherche
  • Filtres de recherche avancée avec option d’alerte automatique par E-mail de nouveaux documents correspondant aux critères du filtre
  • Liaison de documents entre eux (dossiers virtuels)
  • Partage et envoi par E-mail de documents (originaux ou PDF) ou de son lien de téléchargement à l’unité ou en masse
  • Exportation des index document vers Excel
  • Téléchargement des documents à l’unité ou en masse
  • Accès Mobile IOS ou Android
  • Gestion des droits utilisateurs et administrateurs
  • Données chiffrées avec une clé par client
  • Données hébergées en France au sein de trois Data Center haute disponibilité

Principales options :

Synchronisation locale des documents :

  • Permet de récupérer de manière programmée les documents déposés dans Zeendoc

Dépôt d’existant :

  • Permet de déposer en masse des document avec leurs index lors de la mise en oeuvre de Zeendoc

Signature des factures clients (partenariat avec CDC Arkhinéo) :

  • Signature électronique des factures clients (PDF)
  • Archivage à valeur probante de 10 ans

Signature de contrats commerciaux (partenariat avec DocuSign) :

  • Envoi d’un lien sécurisé pour accéder au contrat à chaque signataire
  • Signature grâce un code unique envoyé par sms aux signataires
  • Alerte par E-mail de la signature ou du refus
  • Archivage du contrat une fois l’ensemble des signatures réalisées

Bulletin de salaire électronique (partenariat avec my Primobox et CDC Arkhinéo) :

  • Conforme à la législation en vigueur
  • Signature et coffre fort numérique personnel
  • Lien vers le CPA

Connecteur métier :

  • Exportation de données vers le  logiciel comptable
  • Logiciel : Sage, Ciel, EBP, Cegid, Quadratus, Agiris, ACD, Fiducial
  • Autre logiciel : développement spécifique

Zeendoc n’est pas lié aux équipements. Vous pouvez numériser depuis les matériels de tous les constructeurs.

Zeendoc est une solution Cloud accessible par la plupart des navigateurs Internet du marché.

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Construire ensemble la solution la plus adaptée au besoin de votre client

Page solution
NOTRE ACCOMPAGNEMENT
  • 1. Analyser la situation existante
  • 2. Étudier les besoins et qualifier le projet
  • 3. Préconiser les solutions adaptées
  • 4. Assister à leur mises en oeuvre
  • 5. Former les administrateurs
  • 6. Former nos revendeurs

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